AccessHeaderImage.png

データ加工ツールとしてのMS-Access

エクセルのデータの取り込み

余計な行があるエクセルのデータを取り込む

このようなケースに遭遇することは多いと思います。MS-Access で加工するのは効率が非常に悪いため、このケースは迷わずExcel側で加工を行い、加工後にMS-Accessでインポートします。

import11 delete0.PNG表題のあるExcelファイル

import11 delete1.PNGMS-Accessで取り込もうとするとこのように見える


ちなみにMS-Accessでも一度取り込んで不要な行を削除すれば良いのですが、実は基本的にRDBには行の概念がないのです。
インポートすると一見Excelと同じ行並びになっています。しかしそれは「たまたま」でしかないのです。
「たまたま」先頭にある不要行をMS-Accessの画面機能を使って不要行を選択し削除すれば「おそらく」問題はないと思われます。
でも。。。

import11 delete2.PNGMS-Accessで取り込んだデータ、不必要行を選択して。。。

もしかしたら数万行あるテーブルの真ん中あたりに1行紛れ込んでいたら。。。「たまたま」を信じて作業を進めるのは気持ち悪くありませんか?

この点Excelは行の順番は意図的に変更しなければ絶対に変わることはありません。これはデータベースと表計算の思想の違いから来る原則です。
ついでに言うと先頭行をフィールド名に使えないと、全フィールド名を指定する必要があるので手間がかかります。(Excelにフィールド名があることが前提ですが、)

Excelでのデータ加工は単純に不必要行を削除するだけです。
もし意味のある列の後ろにメモなど入力されている場合も同様にExcel側で削除しておくのが良いでしょう。


import11 delete3.PNG担当者のメモなどがデータの列の後ろに記述されている例


もしメモなどが残っている場合、Excelシート選択時に表示されるサンプルデータを見ると思いがけない項目が表示されるのですぐに分かります。Excelにもどって作業するのが面倒であれば一旦MS-Accessに取り込んでからMS-Accessで余計な列を削除しても問題ありません。
表示->デザインビュー-> 余計な項目を選択
削除!

import11 delete4.PNG

その他は加工せずに取り込むと同様です。

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