AccessHeaderImage.png

データ加工ツールとしてのMS-Access

エクセルのデータの取り込み

単票形式の取り込み

レアなケースだと思いますが、某企業様のデータ収集をしたときに実際にあったケースです。
某企業様では取引先の販売データを収集する際、取引先毎にエクセルの単票にてデータを入力していました。
(某企業様の販売実績はERPから収集できたのですが、企業様にとっての顧客(販売店)の実売情報は担当する営業が販売店毎に情報を集めて回っています。)

例として販売店の管理を次の様な構造で行っていたとします。

単票階層.PNG

各単票には製品のリストがあり、それぞれ今月の販売数や在庫数が入力されています。
単票.PNG

製品それぞれの販売数量や金額などは、各セルに計算式が書き込まれており、Totalの値はGroupAのシートの同じ位置のセルの値+GroupBのシートの同じ位置のセルの値となっています。さらにGroupAの値は、GroupAに分類される販売店の同じ位置のセルすべてを参照して合計するという仕組みになっています。
販売店舗数が200を超えており、このエクセルもすべての店舗分のタブが存在します。

エクセルのブック(ファイル)は月ごとに存在しており、月の推移などは把握できません。
年度の切り替えなどで、製品リストは見直されます。(200を超えるエクセルシートをすべて修正しなければなりません。)
この企業様は製品数が4〜50と限られているため何とか回っている管理方法です。

各販売店を担当する人に固定化された販売管理表が配られ、担当者により販売点毎に実績を入力するのでしょう。

このようなデータは再利用は困難です。
定型的なフォーマットならExcelのどのセルをどのように取り込むかをプログラミングすれば半自動化できなくもありませんが、このようなケースはあきらめてワンショットで手作業でデータの切り貼りをしていく方が効率的です。

継続的にデータを蓄積・利用するのであれば、別途現場のオペレーションそのものを再設計すべきです。

おそらく、販売製品数も販売店舗数も少なかった頃に考えたオペレーションを粛々と実行しているのだと思います。
すでにこの販売管理表は維持するのに無理がある状態です。これ以上規模が増えたら遅かれ早かれ破綻するでしょう。

LINK