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データ加工ツールとしてのMS-Access

01:データ加工ツールとしてのMS-Access

情報分析ってナニが大変なの?

情報分析を行う場合、データ入力の仕組みを作って1からデータを入力する方法や、すでに社内にある「はず」のデータを集める方法などがあります。

例えば日本、アメリカ、ヨーロッパ、中国など各地域独自に蓄積しているデータを収集し、グローバルに情報分析を行おうとした場合、各地域とのコミュニケーションが難しくなかなか意図が通じなかったり現地で別目的に使用中のレポートをそのまま送信してくるなど、なかなか一筋縄ではいきません。

DataGlobal収集.PNG地域、国によって言語もばらばら、データの持ち方もばらばら、データの意味さえ違うことも。

情報分析の結果、会社の利益を押し上げるアクションにつながることを”分析タスクの開始前に”証明できればプロジェクトとして予算も承認され、各地域に必要なデータ加工を指示することもできるでしょう。
もしかしたらプロジェクト予算が限られており各地域の担当者は今あるデータを提供するだけで、あなたが必要な形にデータを加工する必要があるかもしれません。

そんなときに私の経験がお役に立てればと、実際の経験をベースにその方法を書いていこうと思います。

ワープロ?表計算?データベース?

内容は何にせよグローバルの情報分析を行おうとする場合、対象となる情報はすべて統一されたデータスキーマ(データ構造)で一つのデータとして扱える必要がありますが、現場に持っているデータがばらばらだった場合はこちらでデータ加工を行う必要があります。
このとき、どのようなツールを使うのが良いでしょうか?
もちろんどのようなツールを選んでも自動的に統合されることはありません。結局は状況に合わせて手作業で加工をしていくしかありません。しかし選ぶツールによって効率や再現性が全く違います。

ワープロ?
CSV 形式と言われるテキストフォーマットをテキストエディタやワープロなどに読み込んで加工を行うことも可能ですが、あまり現実的ではありませんね。説明は省きます。
表計算?
Excelに代表されるような表計算ソフトは、もともとその名の通り計算するためのものでしたが、セル(一つ一つのマスのこと)を利用した定型レポートの作りやすさからワープロ的に利用したり、ビジネスの場に欠かせない実績報告レポーティングに利用されながらも徐々にデータベース的な機能を取り込んだり拡大を続けてきました。
実際のビジネスシーンではExcelが様々な形で活躍しているのではないでしょうか?
データベース?
一般的にはデータベースはRDB(リレーショナル・データ・ベース)と呼ばれるものを目にする機会があると思います。代表格はMS-AccessやFilemakerなどになります。(FilemakerはもともとRDBではありませんでしたが、現在のバージョンはRDBと位置づけられています)

使い慣れたExcelが良いと思う方もいることでしょう。数百程度件のデータであればさほど問題にはならないのですが、数万、数十万のデータを扱うのは操作する人間にとってかなり荷が重い作業となります。
また、複数のテーブル(例えばマスターとトランザクション)を一つとして見たり、データの再利用性を高める、インポート元のデータが更新された場合は再加工を行うことなどを考えると、データベースを利用してデータ加工を行うことをお勧めします。

何選ぶ?MS-Accessでいい?

個人ユースのデータベースソフトで有名どころは、MS-AccessとFile Maker が2TOPと言われています。(本当?)

スクリーンショット 2014-09-04 15.00.29.png

どちらのDBソフトが優れているかをここで定義するつもりはありません。
あくまでも以下3点の理由からここではMS-Accessを選択します。(慣れとか主観的なものもあるとは思いますが、、)

1:データ加工に機能を限定して考えると、MS-Accessの方が取っつきやすい
2:データ分析ツールへデータを連携しやすい
3:価格が安い

1:MS-Accessの方が取っつきやすい
 ここで扱うテーマはデータ加工ツールとしてのデータベースのため、MS-Accessの方が扱いやすいと考えています。これはMS-Accessはクエリーと呼ばれるグラフィカルにデータ処理を定義する仕組みがあり、ちょっとしたデータ加工であれば簡単に書くことができるためです。

query1.PNGMS-Access クエリーのイメージ

クエリーだけでは実現が難しい処理があればマクロやVBAによりプログラミングを行うことができるのですが、ここではプログラミング抜きで可能な範囲のデータ加工を紹介したいと考えています。

これに対してFilemaker はクエリーに相当する考え方は存在せず、スクリプトによりデータ加工を行うことになるのですが、マクロとVBAのどっちつかずの部分がありここで紹介するデータ加工ツールとしては今ひとつ面倒のようです。(決してFilemakerの機能が劣っているわけでもなければ、扱いにくいと言っているわけでもありません。データベース本来の用途で考えると非常に使い易くお薦めです。)
ちなみにFilemakerはiPad上にもプラットフォームがあるため、iPad上で動くDBアプリが必要な場合などはとりあえずFilemakerを選んだ方が無難でしょう。

2:データ分析ツールへデータを連携しやすい
 ここではデータベースソフトの用途は「データ加工」に限定している理由は、加工したデータの分析は他のソフトウェアを利用することを想定しているためです。
実はMS-AccessやFilemakerだけで、「データ分析」をすることは可能です。
MS-Accessも長い期間レポーティング機能の拡充をしてきており、Pivot機能により柔軟なデータ分析までMS-Accessのみで出来る様になって来ていました。もちろんFilemakerもグラフ表示機能も充実して居ます。
しかし基本的にデータベースソフトがカバーするデータ分析は、定型的な分析を行うため、業務要件に基づき作り込んでいくことが前提となっています。
また、先に触れたMS-AccessのPivotはMS-Access2013より廃止となったようです。非定型分析はExcelに任せて機能を制限しMS-Office内のアプリケーション間の棲み分けを行ったようです?(その他機能の省略もありMS-Accessは大幅に価格をげました)
access2007 pivot.pngMS-Access 2007 ピボットオブジェクトが作成・表示できます。

access 2013 pivot.pngMS-Access 2013 オブジェクトはテーブルとクエリーのみ


後ほど情報分析ツールとして、Qlikviewと言うBIツールの紹介をする予定です。現時点ではQlikview から直接FilemakerのDBを読むことができません。一度CSV形式のファイルなどに出力すれば連携できますが、Qlikviewくせもあり、データベースの修正とQlikviewでの結果確認を何度も繰り返すため直接連携出来た方が精神衛生上も良いと思います。

3:値段が1/3程度
 MS-Accessは機能が制限されたものの、価格はそれまでの1/3程度に抑えられ、1万円ちょっとで入手出来る様になりました。お試しで使う気にもなりますね。
 Filemakerは3万円を超えてしまいます。活用できなかった時のことを考えるとちょっと考えてしまいます。
 繰り返しになりますが、ここで想定する用途は一時的なデータ加工という限定した目的には、MS-Accessで十分であり、かつ向いているため、MS-Accessが望ましいと判定しています。

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