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データ加工ツールとしてのMS-Access

エクセルのデータの取り込み

共有できるフォルダを新規作成する

データ分析のデータを誰かと共有する予定がなければ普段使用している「ドキュメント」の下にMS-AccessやExcelのデータを保存しても良いのですが、共有する可能性がある場合はルート(ドライブの一番上位のフォルダ)にフォルダを新規作成した方が良いでしょう。

それぞれのツール単独で使用する場合、どのフォルダでもかまわないのですが、ExcelからMS-Access へデータ取り込んだり、MS-AccessからQlikviewなどのデータ分析ツールへの出力などのデータ連係する場合はファイルの場所をフルパス(フォルダ名をすべて記述する)で記述するため、標準のドキュメントフォルダを使う場合パスにユーザー名が含まれてしまいます。
例:C:\Users\Taro\Documents\DataAnalysys

もし同僚に関係ファイルをあげた場合、フォルダ名(フルパス)も書き換えなくてはならなくなります。
データの共有など可能性があるなら、例えば “D:¥DataAnalysis” などユーザー名を含まないフォルダを新規作成してその下に必要なファイルを格納するようにしたほうがすっきりします。
ここでは”D¥DataAnalysis” フォルダに以下の3つのフォルダを作成しています。

root folder.PNG
日、米、欧、中国 4つの地域(Region)があり、それぞれから受け取ったExcelファイルを格納します。

各地域のデータを統合し、グローバルで使用できるデータを格納します。

グローバルでデータ分析するツール(BIツール)を格納します。


少し細かいのですが、各地域からのデータはオリジナル版と加工版の両方を持つことをお勧めします。
データ加工が1回で完全に行えれば必要ないかもしれませんが、大抵やり直しが発生するものです。また、後続のプロセスでなにかおかしいと感じた場合、自分の加工が間違えたのか元データがおかしいのかなど頻繁に確認したくなるときがあります。
このときにオリジナル版がすぐに参照できる方が作業効率が良いのです。
このため01_RegionSource フォルダ以下は次のようなフォルダ構成としています。

source folder.PNG

各地域など、データを受け取ったらまず 02_OriginalData 側へデータをコピーします。
ちょっと手間ですが、コピーしたファイルを次に 01_ProcessedDataへコピーします。以後各地域のデータが更新されたとき同様の作業をくり返します。必要に応じバージョン管理を行ってください。


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